Umgang mit schwierigen Kollegen: souverän bleiben

Montagmorgen, kurze Abstimmung im Team: Du stellst einen Vorschlag vor, doch noch bevor du den zweiten Satz beendet hast, kommt ein Seufzen aus der Runde. „Das haben wir doch schon versucht.“ Später folgt eine knappe Mail mit dem Satz: „Interessant, dass das jetzt auch anderen auffällt.“ Solche Situationen kosten Energie, besonders wenn sie sich wiederholen. Du willst professionell bleiben, aber auch nicht jedes Mal schlucken, was dich ärgert.

Schwierige Kollegen gibt es nicht nur in Form des offen streitlustigen Gegenübers. Manchmal nörgelt jemand dauerhaft, belehrt andere bei jeder Gelegenheit oder äußert Kritik so indirekt, dass du kaum weißt, worauf du reagieren sollst. Entscheidend ist: Du kannst das Verhalten anderer nicht vollständig steuern. Deine eigene Reaktion, deine Grenzen und deinen Umgang mit deiner Energie kannst du jedoch bewusst gestalten.

Infografik zu Umgang mit schwierigen Kollegen: souverän bleiben (KI-generiert).

Schwieriges Verhalten erkennen, statt vorschnell zu urteilen

Wenn die Zusammenarbeit belastend ist, liegt die Versuchung nahe, einen Menschen schnell abzustempeln: „Der ist einfach unmöglich.“ Das kann verständlich sein, hilft dir im Arbeitsalltag aber selten weiter. Sachlicher ist es, konkretes Verhalten zu benennen. Damit gewinnst du Abstand und kannst gezielter handeln.

Achte darauf, was genau passiert:

• Werden Vorschläge regelmäßig abgewertet, ohne eine Alternative anzubieten?
• Korrigiert jemand dich vor anderen bei Kleinigkeiten?
• Werden Aufgaben absichtlich unklar formuliert und später kritisiert?
• Fallen Bemerkungen, die freundlich klingen, aber abwertend gemeint sind?
• Werden Absprachen ignoriert oder Verantwortlichkeiten verschoben?

Du musst nicht jede Bemerkung analysieren. Doch bei wiederkehrenden Situationen lohnt sich ein genauer Blick. Frage dich: Was ist beobachtbar? Wann tritt das Verhalten auf? Wer ist beteiligt? Welche Folgen hat es für die Arbeit und für mich?

Diese Unterscheidung schützt dich davor, auf Vermutungen zu reagieren. Zwischen „Du willst mich bloßstellen“ und „Du hast meine Aussage im Meeting dreimal unterbrochen“ liegt ein großer Unterschied. Die zweite Aussage ist konkret, überprüfbar und eignet sich für ein klärendes Gespräch.

Typische Muster bei Nörglern, Besserwissern und passiv-aggressivem Verhalten

Nicht jede kritische Rückfrage ist Nörgelei. Kritik kann wichtig sein, Risiken sichtbar machen und Entscheidungen verbessern. Problematisch wird sie, wenn sie pauschal bleibt, andere klein macht oder Lösungen verhindert.

Dauerndes Nörgeln

Nörgler finden oft schnell Schwachstellen. Das kann wertvoll sein, wenn sie ihre Beobachtungen konstruktiv einbringen. Belastend wird es, wenn auf jedes Thema reflexhaft ein „Das funktioniert sowieso nicht“ folgt.

Reagiere nicht mit Rechtfertigungen auf jede einzelne Einwendung. Hole die Person stattdessen in die Verantwortung:

„Du siehst dabei Risiken. Was wäre aus deiner Sicht eine umsetzbare Alternative?“

Oder:

„Welchen konkreten Punkt sollten wir zuerst lösen, damit der Vorschlag funktionieren kann?“

Damit veränderst du die Gesprächsebene. Pauschale Kritik reicht nicht mehr aus, sondern muss konkret werden. Kommt dennoch keine Lösung, kannst du sachlich weitergehen: „Ich halte fest: Es gibt Bedenken, aber noch keinen Gegenvorschlag. Wir prüfen das im nächsten Schritt.“

Besserwissen und ständiges Korrigieren

Besserwisser treten häufig mit großer Sicherheit auf. Sie ergänzen jede Aussage, erklären Selbstverständliches oder korrigieren andere vor Publikum. Das kann Kompetenz zeigen, aber auch das Gespräch dominieren und Kollegen verunsichern.

Bleibe ruhig und vermeide einen Wettkampf um das letzte Wort. Wenn eine Ergänzung fachlich relevant ist, nimm sie auf. Wenn sie nur der Selbstdarstellung dient, musst du nicht einsteigen.

Passende Sätze sind:

• „Danke für die Ergänzung. Ich möchte meinen Gedanken noch zu Ende führen.“
• „Den Punkt haben wir gehört. Für die Entscheidung ist jetzt wichtig, wie wir weiter vorgehen.“
• „Lass uns bei der Frage bleiben, die wir gerade klären wollen.“
• „Ich sehe das anders und begründe es so: …“

Wenn dich jemand wiederholt vor anderen korrigiert, sprich das möglichst zeitnah unter vier Augen an. Nicht als Angriff, sondern als klare Beobachtung: „Mir ist aufgefallen, dass du mich in den letzten Besprechungen mehrfach unterbrochen und korrigiert hast. Wenn du Hinweise hast, gib sie mir bitte erst, nachdem ich meinen Punkt erläutert habe.“

Passiv-aggressive Bemerkungen

Passiv-aggressives Verhalten ist oft schwer zu greifen. Es zeigt sich etwa in spitzen Kommentaren, auffälligem Schweigen, ironischem Lob, verzögerten Antworten oder Formulierungen wie: „Wenn du meinst, dass das so richtig ist.“ Der Inhalt bleibt vage, die Wirkung ist trotzdem deutlich.

Der beste Umgang ist meist: nicht über die Spitze hinweggehen, aber auch nicht zurücksticheln. Sprich an, was zwischen den Zeilen mitschwingt, ohne der Person eine Absicht zu unterstellen.

Du kannst sagen:

„Ich höre, dass du mit dem Vorgehen nicht einverstanden bist. Was genau ist dein Einwand?“

Oder:

„Der Satz klingt für mich kritisch. Bitte sag offen, was du anders siehst.“

So gibst du dem Gegenüber die Gelegenheit, aus der Andeutung in eine klare Aussage zu wechseln. Bleibt die Person vage, musst du nicht weiter nachbohren: „Ohne konkreten Einwand arbeite ich wie vereinbart weiter.“

Erst sortieren, dann reagieren

Gerade wenn du dich angegriffen fühlst, reagiert dein Körper schneller als dein Verstand. Der Puls steigt, du willst dich verteidigen oder einen scharfen Konter setzen. Das ist menschlich. Wie du in solchen Momenten unter Druck gelassen bleibst, lässt sich üben. Souveränität bedeutet nicht, nichts zu fühlen. Sie bedeutet, zwischen Impuls und Reaktion einen kleinen Zwischenraum zu schaffen.

Diese kurze innere Checkliste hilft dir in angespannten Momenten:

• Was wurde konkret gesagt oder getan?
• Was löst das gerade bei mir aus?
• Muss ich sofort reagieren oder kann ich mir Zeit nehmen?
• Geht es um eine Sache, eine Grenze oder um einen persönlichen Angriff?
• Was ist mein Ziel in diesem Gespräch?

Manchmal genügt ein kurzer Satz, um Zeit zu gewinnen: „Ich möchte kurz darüber nachdenken.“ Oder: „Ich melde mich dazu nach der Besprechung.“ Das ist keine Unsicherheit, sondern Selbststeuerung.

Besonders hilfreich ist es, Sachthema und Beziehungsthema zu trennen. Vielleicht enthält eine unfreundlich formulierte Kritik einen brauchbaren Hinweis. Du kannst den sachlichen Kern aufnehmen, ohne den Ton zu akzeptieren: „Den Hinweis zur Frist nehme ich auf. Über die Art, wie wir gerade miteinander sprechen, möchte ich anschließend noch reden.“

Grenzen klar und ohne Drama setzen

Eine Grenze ist keine Drohung. Sie beschreibt, welches Verhalten du akzeptierst und was du tust, wenn es überschritten wird. Dabei bist du am wirksamsten, wenn du konkret, ruhig und konsequent bleibst.

Eine klare Grenze besteht häufig aus vier Teilen:

Schritt	Beispiel
Beobachtung	„Du hast mich gerade zweimal unterbrochen.“
Wirkung	„So kann ich meinen Standpunkt nicht erklären.“
Erwartung	„Lass mich bitte ausreden.“
Konsequenz	„Wenn das nicht möglich ist, klären wir das Gespräch später mit unserer Führungskraft.“

Wichtig ist, dass du nur Konsequenzen nennst, die du auch umsetzen kannst. Eine Ankündigung wie „Dann rede ich nie wieder mit dir“ ist im Arbeitsalltag selten hilfreich. Dagegen ist es realistisch, ein Gespräch zu vertagen, eine Absprache schriftlich festzuhalten oder Unterstützung durch die Führungskraft einzubeziehen.

Grenzen setzen heißt auch, freundlich Nein zu sagen und nicht jede Diskussion anzunehmen. Wenn jemand wiederholt provoziert, darfst du Gespräche begrenzen:

„Ich bespreche das gern sachlich mit dir. Auf persönliche Bemerkungen gehe ich nicht ein.“

Oder:

„Wir kommen gerade nicht weiter. Ich schlage vor, wir halten unsere Punkte schriftlich fest und klären sie morgen.“

Schwierige Gespräche vorbereiten

Bei wiederkehrenden Konflikten solltest du nicht auf den nächsten Vorfall warten. Am besten führst du ein solches schwieriges Gespräch bewusst ruhig und vereinbarst einen Zeitpunkt, an dem beide ansprechbar sind. Wähle keinen Flur zwischen zwei Terminen und keine Situation vor Publikum.

Bereite dich mit drei Fragen vor:

• Welches konkrete Verhalten möchte ich ansprechen?
• Welche Auswirkung hat es auf Zusammenarbeit, Ergebnis oder Stimmung?
• Welche Veränderung wünsche ich mir künftig?

Formuliere in Ich-Botschaften, ohne weich oder entschuldigend zu werden. Ein möglicher Einstieg lautet:

„Ich möchte unsere Zusammenarbeit ansprechen. In den letzten Wochen wurden meine Vorschläge in Meetings mehrfach mit ironischen Kommentaren beantwortet. Das erschwert es mir, offen Ideen einzubringen. Ich wünsche mir, dass wir Einwände direkt und konkret formulieren. Was nimmst du dazu wahr?“

Dann höre zu. Vielleicht gibt es Missverständnisse, unterschiedliche Erwartungen oder Ärger, der bisher keinen Platz hatte. Zuhören bedeutet aber nicht, deine Grenze zurückzunehmen. Wenn die andere Person abwertet, ausweicht oder alles abstreitet, bleibe bei deinen Beispielen und deinem Anliegen.

Dokumentiere wichtige Absprachen kurz per Mail oder in einem gemeinsamen Protokoll. Das schafft Klarheit und verhindert, dass Vereinbarungen später unterschiedlich erinnert werden.

Wann du Unterstützung einbeziehen solltest

Nicht jeden Konflikt musst du allein lösen. Wenn Verhalten wiederholt respektlos, abwertend oder arbeitsbehindernd ist, ist es sinnvoll, deine Führungskraft einzubeziehen. Das gilt besonders, wenn Aufgaben blockiert, Informationen zurückgehalten oder Konflikte öffentlich ausgetragen werden.

Bereite das Gespräch sachlich vor. Sammle konkrete Situationen mit Datum, Beteiligten und Auswirkungen auf die Arbeit. Vermeide Diagnosen über den Charakter des Kollegen. Statt „Sie ist toxisch“ sagst du besser: „In drei Projektbesprechungen wurden meine Beiträge unterbrochen, ohne dass ich sie abschließen konnte. Dadurch blieben Zuständigkeiten ungeklärt.“

Bitte nicht nur um Entlastung, sondern benenne einen nächsten Schritt. Das kann ein moderiertes Gespräch, eine verbindliche Aufgabenklärung oder eine Regel für Meetings sein. Passende Seminare und Termine findest du bei uns auf cmt.de.

Deine Energie schützen, ohne dich zurückzuziehen

Ein schwieriger Kollege kann gedanklich viel Raum einnehmen. Du spielst Gespräche noch einmal durch, erwartest die nächste Spitze und bist nach einem Meeting erschöpft. Deshalb gehört Selbstschutz zum professionellen Umgang dazu.

Hilfreich ist es, deine Aufmerksamkeit gezielt zu lenken. Frage dich nach einem belastenden Kontakt: Was lag in meinem Einfluss? Was gehört zur Verantwortung der anderen Person? Was ist jetzt der nächste sinnvolle Arbeitsschritt?

Plane außerdem kurze Erholungsphasen nach anstrengenden Gesprächen ein. Ein Spaziergang, ein Glas Wasser, ein paar Minuten ohne Bildschirm oder ein Austausch mit einer vertrauten Person können helfen, die Anspannung zu senken. Vermeide jedoch, den Konflikt dauerhaft nur im Kollegenkreis zu besprechen. Das verschafft kurzfristig Luft, löst das Problem aber nicht.

Du musst nicht besonders hart werden, um souverän zu sein. Ruhig bleiben, Verhalten klar benennen, Grenzen setzen und Unterstützung nutzen: Das sind Fähigkeiten, die sich trainieren lassen. Je bewusster du auswählst, worauf du reagierst und wie du reagierst, desto weniger bestimmt schwieriges Verhalten deinen Arbeitsalltag.